Nas empresas, é comum que a decisão de abandonar um sistema de informação desatualizado e improdutivo seja adiada ou abandonada devido à confusão sobre o que se vai exatamente substituir e por onde se começa!
Em cima disso, temos o tempo e o esforço necessários para definir o que a nova solução precisa de ter e as inúmeras horas gastas a "googlar" para identificar a solução ERP mais adequada para hoje e para amanhã.
Ao refletir sobre os muitos anos que passei a trabalhar ao lado de empresas de diversos tamanhos, ajudando-as a transformar seus processos e tecnologia para fornecer crescimento e novas oportunidades, decidi compilar as minhas experiências pessoais num guia sobre como começar sua jornada de substituição de sistemas legados e não integrados e aumentar a produtividade, poupar dinheiro e construir uma plataforma sólida para alicerçar o crescimento das empresas.
Quando mudar?
Ao fim de mais de 25 anos de trabalho para PMEs, cobrindo diversas áreas, desde pré-vendas, desenho da solução, implementação e suporte pré e pós arranque, senti várias vezes o desassossego da intensa e muitas vezes desafiadora intenção de mudança.
E tentei identificar as características duma empresa que funcionam como indicadores-chave de que está na hora de explorar uma nova solução:
Uso de vários softwares de não integrados para preencher lacunas de requisitos
Confiança em pessoas-chave que possuem conhecimentos "especiais" nas suas cabeças
Uso excessivo de folhas de cálculo Excel para funções operacionais críticas ou muito importantes
Dificuldade em gerir stock em múltiplas localizações
Necessidade de aumentar proporcionalmente a equipa quando há expansão do negócio
Passos necessários para obter um novo ERP?
1. Defina os requisitos
Nomeie um gestor de projeto interno.
Não pense muito sobre como seu sistema atual (ou sistemas) fazem as coisas ou os fluxos de trabalho.
Descreva como gostaria que as coisas fossem. Este exercício é bom para o seu processo de pensamento.
Mapeie os requisitos gerais, incluindo elementos essenciais que podem ser exclusivos da sua empresa. De seguida, identifique 3-4 fatores críticos como, por exemplo, compatível com telefone e tablet, orçamentos de pedidos personalizados, garantia de entrega em 48 horas, etc.
A menos que se trate de uma grande empresa, mantenha seu documento de requisitos com, no máximo, 3 a 4 páginas.
Obtenha recomendações junto dos seus parceiros de negócios e faça a sua própria pesquisa.
Solicite respostas iniciais aos requisitos e receba antecipadamente custos recorrentes e custos gerais aproximados de implementação, bem como referências de sites.
Observe o profissionalismo das respostas dos fornecedores de ERP e tenha em conta que quantidade não é igual a qualidade.
2: Selecione a sua nova solução de ERP e respetivo fornecedor
Restrinja as suas pesquisas aos seus 3 fornecedores preferidos.
Peça ao seu gestor de projeto para assistir a uma demonstração de 1-2 horas de cada um.
Obtenha uma ampla compreensão do produto e dos seus processos básicos de trabalho.
Verifique a resposta a 3 ou 4 fatores críticos.
Verifique tantos requisitos restantes quanto o tempo permitir.
Observe a profundidade de conhecimento do vendedor, pois é uma indicação da qualidade do trabalho da empresa.
Organize uma apresentação de 3 a 4 horas de no máximo 3 produtos para os decisores e sócios da sua empresa.
Decida sobre:
Qualidade e reputação da empresa responsável pela implementação
Correspondência de funcionalidades
Preço
3: Implemente
Defina um responsável interno pelo projeto e conte que ele trabalhe neste cerca de 50% do seu tempo.
Com suporte e aconselhamento do seu fornecedor de soluções ERP:
Limite a implementação inicial aos recursos “obrigatórios” e evite o “já agora”. O sistema selecionado pode ter todos os recursos de que precisa, mas tentar implementá-los todos de uma vez pode levar a roturas, derrapagens de custos e problemas de formação de pessoal.
Documente os seus fluxos de trabalho diários, semanais e mensais importantes - vendas, compras, aquisições, finanças, projetos, empregos, etc.
Defina marcos alcançáveis.
Carregue um conjunto mínimo de dados reconhecíveis e teste o máximo possível de fluxos de trabalho acima mencionados.
Personalize qualquer relatório ou documento que entregue a clientes, como faturas, etc.
Faça um ponto da situação, comunique-o à gerência e faça ajustes ao cronograma ou à lista de funcionalidades a implementar.
Agora já tem uma imagem clara do que exatamente será implementado e será capaz de definir as datas do Go-Live.
Mais uma vez, em estreita colaboração com o seu fornecedor de soluções ERP:
Se possível, automatize a extração de dados de sistemas legados e importe para o novo sistema. Isso é especialmente verdadeiro para a abertura de saldos de clientes e fornecedores, pois isso precisará ser feito rapidamente em 1 ou dois dias no máximo.
Organize a formação nas principais áreas operacionais, com especial atenção às finanças.
Com base em seus fluxos de trabalho documentados, projete um conjunto de testes de aceitação do utilizadores (UATs) com o fornecedor e certifique-se de garantir diligentemente que o sistema passe em cada um. Verifique, tanto quanto possível, se os resultados correspondem ao esperado para o seu sistema atual.
Gestão de mudança: identifique a equipa com mais dificuldade em se adaptar ao novo sistema e dê-lhe atenção especial. Se acha que esta irá apenas “deitar abaixo” o novo sistema e será uma influência negativa, considere a sua deslocação para outras funções nem que seja de forma temporária. Certifique-se de que a gerência apoie o novo sistema a 100%, para que quaisquer problemas encontrados sejam tratados de forma positiva e não crítica.
4: Go Live!
Quando estiver confiante, defina uma data para o Go-Live. Geralmente, isso ocorre no final do mês e no fim de semana. Não se preocupe não acontecer no início de um novo ano financeiro. É geralmente fácil trazer o resumo mensal da contabilidade do sistema antigo.
Faça uma simulação de importação / abertura de saldos de abertura de clientes e fornecedores para que no dia tudo corra bem. Certifique-se de há correspondência entre os saldos iniciais no novo sistema com o saldo final do sistema antigo. Limpe todas as contas não aplicadas ou “maradas” no sistema antigo antes de exportar.
Não há necessidade de fazer uma execução paralela, uma vez que isso já deveria ter sido feito durante o UAT. A execução paralela colocará uma expectativa de carga de trabalho inatingível na equipa.
Os primeiros dias / semanas serão períodos de intensidade de suporte muito alta e muitos aspetos anteriormente não considerados do novo sistema surgirão. É importante que eles sejam tratados o mais rápido possível e que se faça uma triagem entre aqueles que realmente impedem a operação e os que podem esperar.
Após 2-4 semanas de funcionamento do novo sistema, organize uma revisão e priorize quaisquer tarefas pendentes.
Negocie suporte contínuo com seu fornecedor (SLA).
Após 3 meses de execução, analise e agende os marcos restantes.
5: Colha os frutos
Nesta altura, deverá estar a colher os benefícios da substituição do software de gestão redundante que atrasava o crescimento da sua empresa. A produtividade terá melhorado, a redução de custos será notória, os colaboradores estarão satisfeitos e já só deverá querer pensar no futuro.
Como gerente da Exo, sou, naturalmente, um defensor do Odoo, a nossa solução de Cloud ERP integrada. No entanto, seja qual for o caminho que decidir seguir, siga com cuidado e escolha o seu fornecedor com prudência. Pela minha parte, só desejo que a viagem seja o mais agradável e bem-sucedida possível.